Comment décompter le temps de travail et les heures supplémentaires ?

Un employeur doit pouvoir suivre la durée du travail accomplie par chaque salarié de son entreprise.

Lorsque tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe travaillent selon le même horaire collectif, l’horaire affiché sur le lieu de travail tient lieu de document comptabilisant le temps de travail. Cependant, même si la loi n’impose pas à l’employeur d'opérer un décompte individuel de la durée du travail des salariés occupés sous un même horaire collectif, cela est fortement conseillé. En effet, en cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail effectuées, il doit être en mesure de fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.

En revanche, lorsque les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur est tenu de décompter le temps de travail de chaque salarié de manière quotidienne et d'en faire un récapitulatif hebdomadaire.

En tout cas, le décompte précis des heures de travail permet, notamment, de savoir si des heures supplémentaires sont réalisées et dans l'affirmative, de déterminer leur contrepartie en salaire ou en repos. Mais dans quel cadre et par quel moyen s'effectue-t'il ?

Pour rappel, constituent des heures supplémentaires les heures de travail effectives ou considérées comme telles, accomplies par un salarié au-delà de la durée légale de travail actuellement fixée à 35 heures hebdomadaires, dans certaines limites. Effectivement, sauf dérogation, la durée maximale de travail est de 10 heures par jour et de 48 heures par semaine ou de 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives.

Le temps de travail et les heures supplémentaires se décomptent à la semaine, en principe. En effet, suivant les secteurs d'activité et les accords collectifs applicables, des modes d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine (exemples : annualisation, modulation, convention de forfait en heures sur l'année) peuvent être prévus. Dans ces hypothèses, la comptabilisation des heures supplémentaires ne s'effectue pas dans un cadre hebdomadaire.

Sauf disposition conventionnelle différente, c'est la semaine civile qui est prise en compte, indépendamment de la répartition individuelle des horaires du salarié. Elle débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures.

Aucun dispositif particulier de décompte n'est imposé à l'employeur. Tous les outils sont permis (badgeuse, registre, feuille de relevé de temps, tableau Excel,...) à condition qu'ils soient fiables, vérifiables et accessibles. S'il s'agit d'un traitement informatisé, les règles prévues par la législation sur la protection des données personnelles doivent être respectées.

Exemple de décompte hebdomadaire

Prenons un salarié à temps complet, dont le temps de travail est de 35 heures par semaine réparties sur 5 jours du lundi au vendredi comme indiqué ci-après. Son taux horaire brute de rémunération est de 15 €.

A la demande de son employeur, il effectue des heures supplémentaires. Son récapitulatif d'heures pour la semaine concernée est le suivant :

Son total d'heures supplémentaires est de 10 heures.

Sachant que les heures supplémentaires, sauf dispositions conventionnelles autres, sont majorées de :

• 25 % au-delà de 35 heures et jusqu'à 43 heures,
• 50 % au-delà de 43 heures.

Il doit recevoir en contrepartie des heures supplémentaires réalisées :

• 8 heures à 25 % : 15 € x 1,25 = 18,75 €, 8 heures x 18,75 € = 150 €.
• 2 heures à 50 % : 15 € x 1,50 = 22,50 €, 2 heures x 22,50 € = 45 €.

Le paiement des heures supplémentaires peut être remplacé (en tout ou partie) par un repos compensateur équivalent, par accord collectif ou par décision de l'employeur. 1 h majorée à 25 % donne droit à 1 h 15 de repos et majorée à 50 % à 1 h 30 de repos.