Smartphone au travail : Comment transformer le dilemme en opportunité ?

Il suffit d’aller dans les entreprises pour se rendre compte que l’utilisation du téléphone portable pendant le temps professionnel crée des dilemmes mais aussi des opportunités.

Nous connaissons tous les risques liés à l’utilisation du téléphone portable dans l’entreprise : confusion vie professionnelle et vie personnelle, moindre attention, augmentation des risques d’accident du travail, stress…

Le rôle du manager est alors de rappeler ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas :

• Dans quelles situations est-il interdit de répondre au téléphone ? par exemple en conduisant (sauf système réglementaire intégré au véhicule)
• Dans quelles situations, l’utilisation du téléphone portable pendant le temps de travail est-il possible ?
• Est-ce que les téléphones sont autorisés en réunion ou en rendez-vous, ou doit-on les mettre en mode silencieux ?
• Est-ce-que le sujet de l’utilisation du téléphone a vraiment été abordé avec son équipe ?
• Ai-je rappelé clairement les règles de l’entreprise (si elles existent) ?
• Est-ce-que l’entreprise met à disposition un téléphone portable professionnel ? Quelles en sont également les règles d’utilisation ?

⚠️ Pour le manager, attention toutefois aux interdictions floues et non expliquées, aux contrôles excessifs, ou à ne pas respecter soi-même les règles édictées.

➕ Le téléphone portable dispose de plusieurs atouts : pouvoir se joindre et communiquer facilement, pouvoir alerter les secours en cas d’urgence, se rassurer, et même parfois utiliser des applications utiles à son travail. 

En tant qu'employeur, quels sont vos droits ? Comment fixer des limites sans froisser vos collaborateurs ? Voici l'essentiel à retenir.

Le principe de base est simple : l'employeur ne peut pas interdire de manière générale et absolue l'usage du téléphone personnel pour des raisons privées. Cela serait considéré comme une atteinte disproportionnée aux libertés individuelles.

Toutefois, vous pouvez en limiter l'usage :

• La tolérance : Un usage bref et modéré (appels d'urgence, gestion familiale rapide) est généralement admis.
• L'abus : Si l'utilisation impacte la qualité du travail ou la sécurité (conduite, manipulation de machines), vous êtes en droit d'intervenir et de sanctionner.

Si vous fournissez un smartphone à vos salariés, celui-ci est présumé être un outil de travail.

• Accès aux données : Sauf s'ils sont identifiés comme "Privés", les messages (SMS, WhatsApp pro) et les dossiers contenus dans l'appareil sont accessibles à l'employeur.
• Le droit à la déconnexion : C'est un point crucial. Un salarié n'est pas tenu de répondre à ses appels ou mails professionnels en dehors de ses heures de travail.

Pour éviter les litiges et gagner en clarté, vous pouvez adapter les documents suivants si vous en disposez :

• Le règlement intérieur, pour définir les limites d'utilisation et les sanctions possibles.
• La charte informatique, pour préciser les règles de sécurité (mots de passe, usage des réseaux sociaux, confidentialité des données clients)

Echanger avec son équipe sur l’utilisation du téléphone portable participe aussi à une démarche de responsabilisation et de confiance.

Pour faire un état des lieux de vos pratiques, pour définir un cadre sur-mesure et sécuriser vos relations sociales, n'hésitez pas à contacter notre consultant RH :