Les règles en vigueur actuelles pour l'embauche d'un apprenti

Recruter un apprenti est une opportunité précieuse, notamment, pour les TPE : former un futur collaborateur, transmettre un savoir-faire, tout en bénéficiant d'aides financières. Mais cette démarche implique aussi de respecter des règles dont un certain nombre a évolué depuis le début 2025.

Les démarches à suivre :

Elles sont les suivantes :

• Préalablement à la venue de l'apprenti, élaborer le Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) si ce n'est pas déjà fait ou mettre à jour le document existant, notamment en prenant en compte les risques liés aux périodes de chaleur intense.
• Etablir le contrat d'apprentissage à partir d'un formulaire spécifique entre l'apprenti, son représentant légal s'il est mineur, l'employeur et le centre de formation. La dernière version du contrat porte le n°10103*14 ; il prend en compte le nombre d'heures de formation éventuellement effectuées en distanciel.

Ajoutons que pour les apprentis mineurs et pour certains travaux, une déclaration de dérogation à leur interdiction devra être effectuée auprès de l'inspection du travail compétente.

Les formalités d'inscription de l'apprenti auprès du centre de formation devront également être réalisées.

• Transmettre le contrat dans le délai maximal de 6 mois après sa conclusion auprès de l'Opérateur de Compétences (OPCO) dont relève l'entreprise (exemples : OCAPIAT pour le secteur agricole, OPCOmobilités pour le secteur automobile, AFDAS pour le sport et les loisirs, Constructys pour le bâtiment et les TP…). Cette formalité étant très importante pour le versement du financement de la formation de l'OPCO au centre de formation mais également pour le bénéfice des aides liées à l'embauche d'un apprenti, l'employeur comme le CFA ont tout intérêt à ce que cette démarche soit réalisée le plus rapidement possible.
• Faire passer la visite médicale au jeune étant ici précisé que s'il est mineur, il bénéficie d'un suivi médical renforcé.
• Réaliser la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF ou de la MSA avant l'engagement et au plus tôt, 8 jours avant.
• Inscrire l'apprenti dans le registre unique du personnel.

Conditions et aides financières :

Les 2 dispositifs d'aide à l'embauche d'un apprenti, actuellement en vigueur, pour les entreprises de moins de 250 salariés, d'un montant identique de 5 000€ la première année d'exécution du contrat seulement, sont :

• l’aide unique pérenne prévue par le code du travail, qui concerne les contrats d’apprentissage visant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalant au plus au niveau 4,
• l'aide exceptionnelle pour les diplômes ou titres de niveau 5 à 7 applicable, elle, jusqu'au 31 décembre 2025, sauf à être de nouveau renouvelée.

Pour l'obtention d'une de ces aides versées par l'ASP-SYLaé (Agence de Services et de Paiement-Système de Libre Accès des Employeurs), il est impératif d'effectuer le dépôt du contrat d'apprentissage auprès de l'OPCO comme indiqué ci-dessus.

Par ailleurs, un employeur qui a déjà bénéficié d'une aide à l'apprentissage pour un apprenti donné ne pourra de nouveau prétendre à une aide pour ledit apprenti si c'est pour la même certification professionnelle.

• Le montant de ces aides pour l'embauche d'un apprenti en situation de handicap est de 6 000€. L'emploi d'un apprenti reconnu handicapé peut donner lieu également à l'octroi d'une aide financière par l’Association de gestion du fonds pour l'insertion des personnes handicapées (Agefiph) pour le secteur privé.
• Les entreprises recrutant un apprenti peuvent aussi bénéficier par l'OPCO dont ils relèvent d'une aide à la formation du maître d'apprentissage et le cas échéant, à l'exercice de la fonction de maître d'apprentissage sous réserve de respecter les conditions de son octroi (exemple : formation préalable du maître d'apprentissage pour OCAPIAT).
• Comme indiqué dans le précédent article, l'employeur participe au financement de chaque contrat d'apprentissage préparant à un diplôme ou un titre à finalité professionnelle au moins du niveau 6, signé depuis le 1er juillet 2025, à hauteur d'une somme forfaitaire de 750€.

Rémunération et exonérations

La rémunération minimale d'un apprenti, calculée en pourcentage du SMIC, dépend de son âge et de son année d'exécution de contrat mais pas seulement. Le diplôme préparé, la progression dans le cycle de formation, la situation antérieure de l'apprenti à l'arrivée dans une entreprise, notamment, ont des incidences notables sur la rémunération.

De plus, l'employeur doit se référer à la grille de rémunération effectivement applicable dans son entreprise. En effet, certaines branches professionnelles ont pu déterminer une grille pour leur secteur d'activité étant ici précisé qu'à défaut, ce sera la grille dite réglementaire, prévoyant des minimas, qui sera à prendre en compte (voir en annexe).

Enfin, pour les contrats d'apprentissage conclus depuis le 1er mars 2025, la partie de rémunération excédant 50% du SMIC est assujettie aux cotisations salariales et contributions sociales contre 79% auparavant.

Durée du travail et dérogations

L'apprenti travaille selon la durée légale du travail (35h/semaine), avec des aménagements possibles selon l'âge ou la situation (un apprenti handicapé peut, par exception, travailler à temps partiel). Pour les mineurs, des dérogations peuvent être demandées pour travailler au-delà des horaires.

En résumé, embaucher un apprenti en 2025 reste une démarche avantageuse, mais elle nécessite une bonne anticipation, notamment sur le plan administratif.

Pour tout conseil en matière de contrat d'apprentissage, nous vous invitons à vous rapprocher de nos Juristes en droit social et/ou Gestionnaires de paie. En ce qui concerne le Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP), notre consultant RH est en mesure de vous accompagner.

Grille de rémunération minimale, pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2019

Exemples de grille de rémunération pour les apprentis dans 2 secteurs

Secteur du bâtiment (Accord du 8 février 2005)

Secteur agricole (Avenant n° 8 à l'accord national sur la formation professionnelle, applicable depuis le 1er juillet 2023)

Concerne les salariés et employeurs des exploitations et entreprises agricoles ayant une activité définie à l'article L. 722-1 du code rural, sauf exceptions, entre autres : exploitations de culture et d'élevage de quelque nature qu'elles soient, exploitations de dressage, d'entraînement, haras, établissements de toute nature dirigés par l'exploitant agricole en vue de la transformation, du conditionnement et de la commercialisation des produits agricoles lorsque ces activités constituent le prolongement de l'acte de production, à l'exception des centres équestres et des parcs zoologiques, entreprises de travaux agricoles, coopératives d'utilisation de matériel agricole.